Digitalizacja dokumentów krok po kroku

digitalizacja dokumentow

Digitalizacja dokumentów inaczej zwana archiwizacją elektroniczną tzw. ucyfrowienie.

Proces polegający na przetwarzaniu dokumentów papierowych, książek, dokumentów archiwalnych do postaci cyfrowej. XXI wiek jest erą cyfryzacji, dla tego też dostęp do dokumentów elektronicznych jest szybszy a dodatkowo sam dokument  może być używany kilka osób jednocześnie, co nie ma negatywnego wpływu na jakość dokumentu papierowego.

Digitalizacja to proces kilku poziomowy, składa się z kilku etapów:

proces digitalizacji

  • Pierwszy z nich to przygotowanie dokumentów do skanowania

Na samym początku należy w odpowiedni sposób przygotować dokumenty do zeskanowania. Na początku dokumenty są odpowiednio segregowane, oraz układane –  usuwane są wszystkie zszywki, spinacze oraz inne elementy, które mogą przyczynić się do uszkodzenia skanera. W kolejnym kroku przygotowane dokumenty zbierane są w paczki o określonej wielkości. W momencie zbierania paczek przygotowane materiały możemy podzielić na odpowiednie  kategorie co ułatwi nam później pracę.  Wszystkie dokumenty są spisywane  w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, przez co firma zajmująca się digitalizacją ma pełną kontrolę nad przetwarzanymi dokumentami.

  • Po przygotowaniu i posegregowaniu dokumentów przychodzi czas na ich skanowanie

Firma, która zajmuje się profesjonalną digitalizacją w swoim zapleczu musi mieć szeroki wybór skanerów różnego rodzaju czy to przemysłowych, precyzyjnych, wielkoformatowych co pozwoli im przetworzyć wszystkie materiały począwszy od najmniejszych formatów takich jak wizytówki do największych. Tam gdzie proces ten jest w pełni uprzemysłowiony można wykonać ponad 50 000 dokumentów dziennie. W zależności od skanerów dokumenty mogą być skanowane w czerni,  w kolorze, oraz odpowiedniej skali szarości. Nowoczesne programy komputerowe, pozwalają na zapis otrzymanych skanów do dowolnego formatu pliku tiff, jpg, pdf, png…

Po zeskanowaniu materiałów należy rozpocząć proces oczyszczania w celu uzyskania perfekcyjnego obrazu. Aby ta sztuka się udała należy użyć specjalistycznego oprogramowania, który umożliwi rotację zeskanowanego obrazu, oraz usuwanie szumów. W celu pomniejszenia wielkości zeskanowanych materiałów prowadzi się kompresję.

  • Indeksacja zeskanowanych materiałów

Indeksacja to nic innego jak proces wprowadzenia danych po których będziemy wyszukiwać obrazy w bazie. W celu zautomatyzowania indeksacji stosuje się się specjalne oprogramowania OCR ICR co gwarantuje wysoką jakość indeksacji.

W jakim celu stosuje się digitalizację dokumentów:

  1. pomagają w archiwizacji obiektów
  2. chronią oryginalny dokument przed zniszczeniem
  3. możliwość udostępniania materiałów użytkownikom najczęściej w sieci

W Polsce cyfrowe materiały udostępniane w Internecie wykorzystują system dLibra, materiały muzealne dMuseion, a do archiwaliów wykorzystuje się system ZoSIA oraz serwis szukajwarchiwach.pl.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *