Tag Archives: zarządzanie dokumentami

Szkolenia IT dla przedsiębiorstw

szkolenia-1000x300Administracja dokumentów przedsiębiorstwa kojarzy się z dużą odpowiedzialnością prawną, dlatego że zniszczenie, stracenie, nieodpowiednie zarządzanie którym wynikiem jest przekazanie dokumentów jednostkom nie uprawnionym do tego, może skutkować dużą ilością konsekwencji dla firmy nie tylko finansowymi ale także prawnymi. Nasze Państwo  wymaga od wszystkich jednostek gospodarczych jak najlepszej organizacji dokumentów przedsiębiorstwa, niektóre z nich trzeba składować nawet przez okres 5 lat na przykład księgi podatkowe,dokumenty księgowe.

Zarządzanie dokumentami – poszczególne procesy

Zarządzanie dokumentami i personalizacja dokumentów to dwa motywy stricte związane z z dokumentacją w formie papierowej i elektronicznej. Z zarządzaniem dokumentacją łączą się najczęściej takie czynności jak np. klasyfikowanie bądź też magazynowanie. Personalizacja dokumentów to nieco odchodzący temat od powyższego zarządzania. Ta czynność koncentruje się raczej wokół właścicieli wybranych dokumentów. Kserując dowód czy też wykonując ksero jakiegokolwiek dokumentu poddajemy się personalizacji naszych danych. Te dwa tematy  opiszemy w sposób taki, by każdy poznał ich role a także wpływ.

Nov21001
1. Zarządzanie dokumentami – z punktu widzenia każdego informatyka administracja danymi na komputerze to nic innego jak ich sortowanie, dopasowywanie oraz gromadzenie. Wszelkimi dokumentami w formie elektronicznej zarządza się o wiele swobodniej niźli tymi w wersji papierowej. W internecie znaleźć można także różne programy wspomagające poszczególne operacje a także repozytoria, w jakich w dowolnym momencie można ulokować osobiste pliki. W przypadku dokumentów w formie papierowej zobaczymy trochę inne zależności. Aby odpowiednio zarządzać dokumentami w tej postaci musimy posiadać wytyczone do tego miejsce oraz ludzi, którzy będą się nimi zajmować. Coraz częściej instytucje rezygnują z dokumentacji papierowej na korzyść dokumentacji elektronicznej, gdyż założenia IT w dużej mierze kształtują ich komfort pracy. Dokumentacja cyfrowa jest dodatkowo bardziej bezpieczna na paru dyskach aniżeli materiały umieszczone w kilkunastu archiwach. Zarządzanie to proces niezwykle złożony jak wspomnieliśmy już o tym na początku. Do całego procesu należą:  klasyfikowanie, magazynowanie oraz niekiedy ocenianie poszczególnych dokumentów. Założenie te jest coraz częściej udzielane przez zewnętrzne organizacje specjalizujące się w dziedzinie rozwiązań informatycznych.

To wszystko co możemy Wam zaproponować na koniec to: