Zarządzanie dokumentami – poszczególne procesy

Zarządzanie dokumentami i personalizacja dokumentów to dwa motywy stricte związane z z dokumentacją w formie papierowej i elektronicznej. Z zarządzaniem dokumentacją łączą się najczęściej takie czynności jak np. klasyfikowanie bądź też magazynowanie. Personalizacja dokumentów to nieco odchodzący temat od powyższego zarządzania. Ta czynność koncentruje się raczej wokół właścicieli wybranych dokumentów. Kserując dowód czy też wykonując ksero jakiegokolwiek dokumentu poddajemy się personalizacji naszych danych. Te dwa tematy  opiszemy w sposób taki, by każdy poznał ich role a także wpływ.

Nov21001
1. Zarządzanie dokumentami – z punktu widzenia każdego informatyka administracja danymi na komputerze to nic innego jak ich sortowanie, dopasowywanie oraz gromadzenie. Wszelkimi dokumentami w formie elektronicznej zarządza się o wiele swobodniej niźli tymi w wersji papierowej. W internecie znaleźć można także różne programy wspomagające poszczególne operacje a także repozytoria, w jakich w dowolnym momencie można ulokować osobiste pliki. W przypadku dokumentów w formie papierowej zobaczymy trochę inne zależności. Aby odpowiednio zarządzać dokumentami w tej postaci musimy posiadać wytyczone do tego miejsce oraz ludzi, którzy będą się nimi zajmować. Coraz częściej instytucje rezygnują z dokumentacji papierowej na korzyść dokumentacji elektronicznej, gdyż założenia IT w dużej mierze kształtują ich komfort pracy. Dokumentacja cyfrowa jest dodatkowo bardziej bezpieczna na paru dyskach aniżeli materiały umieszczone w kilkunastu archiwach. Zarządzanie to proces niezwykle złożony jak wspomnieliśmy już o tym na początku. Do całego procesu należą:  klasyfikowanie, magazynowanie oraz niekiedy ocenianie poszczególnych dokumentów. Założenie te jest coraz częściej udzielane przez zewnętrzne organizacje specjalizujące się w dziedzinie rozwiązań informatycznych.

2. Personalizacja dokumentów – ciężko jest wskazać na to dokładnie co jest charakterystycznego w tym procesie. Jedno jest pewne – personalizacja dokumentów to proces, w jakim każdy z nas na pewno uczestniczył. Przekazywanie danych personalnych na dowód w formie cyfrowej także może być określone jako personalizacja dokumentu. Niemniej jednak proces ów pojmuje się w czasie sporządzania dowodów osobistych. Przeważnie personalizację dokumentów wykorzystują organizacje państwowe, chociaż coraz to częściej zdarza się, że są to także organizacje prywatne. Personalizacja od pewnego czasu jest już osiągalna w sieci jako odrębna usługa, jakiej dostarczaniem zajmują się różne instytucje powiązane z branżą IT.

Dwa procesy bardzo ważne w terminologii dokumentów to zarządzanie dokumentami i personalizacja dokumentów. Wątek administrowania jest nam do tej pory bardziej znajomy niż temat personalizacji, jednakże ów postępowy system postępowania z dokumentacją elektroniczną coraz częściej uzewnętrzniany jest w życiu normalnego człowieka. Warto przyjrzeć się tym punktom z obydwu stron: zarówno od strony informatycznej jak również administracyjnej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *